ขั้นตอนการเลือกโปรแกรมระบบการประชุม

ด้วยการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของการสื่อสารข้อมูลทางสังคม แรงกดดันด้านการแข่งขันที่องค์กรต่างๆ กำลังเผชิญอยู่ในปัจจุบันก็เพิ่มสูงขึ้นเช่นกัน องค์กรหลายแห่งจำเป็นต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศขั้นสูงมาใช้เพื่อเร่งการดำเนินงานขององค์กรและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน การประชุมถือเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งต่อเศรษฐกิจของมนุษย์ รายงานจากฝ่ายขายของบริษัท Kaituo Electronics ของสหรัฐอเมริการะบุว่า 50% ของสังคมในปัจจุบันอาศัยเอฟเฟกต์ภาพแบบเห็นหน้ากัน ส่วน 40% ขึ้นอยู่กับผู้พูด

และ 10 เปอร์เซ็นต์ขึ้นอยู่กับเนื้อหา เครื่องมือข้อมูล โทรศัพท์ และอื่นๆ โซลูชันระบบการประชุม - บางครั้งเรียกว่า "โซลูชันการประชุมทางวิดีโอ" โดยทั่วไปประกอบด้วยระบบการประชุมทางวิดีโอแบบซอฟต์แวร์และระบบการประชุมทางวิดีโอแบบฮาร์ดแวร์ ข้อมูลต่างๆ เช่น ภาพนิ่งและไดนามิก เสียง ข้อความ และรูปภาพของตัวละคร จะถูกกระจายไปยังคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้แต่ละคนผ่านสื่อการสื่อสารทางไฟฟ้าที่มีอยู่ เพื่อให้ผู้ใช้ที่กระจายตัวอยู่ตามพื้นที่ต่างๆ สามารถมารวมตัวกันในที่เดียว ผ่านกราฟิก เสียง และวิธีการสื่อสารข้อมูลอื่นๆ

ปัจจุบัน ระบบประชุมทางวิดีโอกำลังพัฒนาไปในทิศทางของการทำงานร่วมกันแบบหลายเครือข่ายและความคมชัดสูง ปัจจุบันมีบริษัทต่างๆ ที่ผลิตระบบประชุมทางวิดีโอเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ แต่คุณภาพของผลิตภัณฑ์กลับไม่เหมือนกัน ผู้ผลิตบางรายใช้เทคโนโลยีขั้นสูงและบริการที่ใส่ใจ ในขณะที่บางบริษัทก็ลอกเลียนแบบบริการทางเทคนิคของผู้อื่นและไม่ใส่ใจ ทำให้ผู้ซื้อไม่รู้ตัว ผลิตภัณฑ์เหล่านี้เป็นของแท้ในราคาที่เป็นธรรม ซึ่งบางคนอาจต้องเสียใจโดยไม่รู้ตัว บริษัท Qituo Electronics ผู้จัดจำหน่ายสัญชาติอเมริกัน ได้สรุปแผนการเลือกซื้อ และหวังว่าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ซื้อที่กำลังเตรียมตัวซื้อระบบประชุมทางวิดีโออย่างไม่ลืมหูลืมตา องค์กรต่างๆ ควรพิจารณาปัจจัยใดบ้างเมื่อเลือกซื้อระบบประชุมทางวิดีโอ? ระบบประชุมทางวิดีโอควรได้รับการพิจารณาอย่างครอบคลุมทั้งในด้านความสะดวกในการใช้งาน คุณภาพและความเสถียร ความปลอดภัย ราคา และการบริการ

สี่ขั้นตอนที่ควรคำนึงถึงเมื่อเลือกใช้ระบบการประชุม: ประการแรกคือความสะดวกในการใช้งาน: สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ทุกที่ทุกเวลาหรือไม่, สามารถผสานรวมกับเครื่องมืออีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่ใช้กันทั่วไปเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดตารางและการเข้าถึงการประชุมหรือไม่, มีเครื่องมือจัดการบัญชีและการประชุมหรือไม่, การออกแบบซอฟต์แวร์หรือไม่, คำนึงถึงประสบการณ์ของลูกค้าหรือไม่ ฯลฯ ประการที่สองคือคุณภาพและความเสถียร: ประสิทธิภาพการแชร์เอกสารบนหน้าจอ, คุณภาพของเสียงและวิดีโอ, รองรับการประชุมทางไกลแบบดั้งเดิมเพื่อให้มั่นใจถึงความเสถียรหรือไม่, สามารถรับประกันความเสถียรของการประชุมได้ 10% หรือไม่ และบรรลุผลตามที่ต้องการหรือไม่ ประการที่สามคือความปลอดภัย: โครงสร้างพื้นฐานของผู้ให้บริการสมบูรณ์แบบหรือไม่, การส่งข้อมูลและข้อมูลลูกค้าปลอดภัยหรือไม่, มีกลไกการกู้คืนระบบหลังภัยพิบัติและกลไกการตรวจสอบแบบเรียลไทม์ที่สมบูรณ์แบบหรือไม่, มีใบรับรองการจัดการความปลอดภัยระดับสากลหรือไม่ และจัดการประชุมได้หรือไม่ องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องเปิดพอร์ตอื่นๆ ที่อาจเป็นอันตราย ฯลฯ

ประการที่สี่คือต้นทุน: ผู้ให้บริการสามารถให้รูปแบบการเรียกเก็บเงินที่ยืดหยุ่นและหลากหลายได้หรือไม่ เช่น การสมัครสมาชิกรายเดือนตามจำนวนที่นั่ง การเรียกเก็บค่าบริการข้อมูล การสมัครสมาชิกรายเดือน แพ็คเกจ ฯลฯ และมีการปรับใช้เครือข่ายส่วนตัวในเมืองยอดนิยมเพื่อให้สามารถเข้าถึงในพื้นที่ได้โดยไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียมการสื่อสารระยะไกลหรือไม่ การให้บริการเฉพาะทางและการปรับแต่งค่าธรรมเนียมที่เฉพาะเจาะจงหรือไม่ สิ่งที่ดีที่สุดคือการสนับสนุนบริการ: ไม่ว่าจะรองรับการสนับสนุนบริการตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันหรือไม่ มีบริการหลายภาษาหรือไม่ บริการสามารถตอบสนองได้ทันท่วงทีหรือไม่ ให้การรับรองคุณภาพบริการ SLA หรือไม่ ให้ใบเรียกเก็บเงินส่วนบุคคลหรือไม่ มีการสนับสนุนในสถานที่สำหรับการประชุมขนาดใหญ่หรือไม่ สามารถให้บริการอื่นๆ เช่น การฝึกอบรมเครือข่ายการปล่อย IR ได้หรือไม่ ผลิตภัณฑ์ที่ดีและบริการที่ไม่ดีเป็นสิ่งสำคัญที่สุด