خطوات برنامج اختيار نظام المؤتمرات

مع التحسن المستمر في المعلوماتية الاجتماعية، تتزايد الضغوط التنافسية التي تواجهها الشركات اليوم. من الضروري للعديد من الشركات اعتماد تكنولوجيا المعلومات المتقدمة لتسريع عملياتها وتحسين قدرتها التنافسية. تُعدّ الاجتماعات جزءًا لا يتجزأ من الحياة الاقتصادية للبشر. ووفقًا لتقرير قسم مبيعات الإلكترونيات الأمريكي في كايتو: يعتمد 50% من مجتمع اليوم على المؤثرات البصرية المباشرة، بينما يعتمد 40% على المتحدث.

ويعتمد 10% على المحتوى وأدوات المعلومات والهواتف وما إلى ذلك. حلول أنظمة المؤتمرات - تُسمى أحيانًا "حلول مؤتمرات الفيديو". وتشمل عمومًا نظام مؤتمرات فيديو برمجيًا ونظام مؤتمرات فيديو ماديًا. من خلال وسائط نقل الاتصالات الكهربائية المتاحة، تُوزّع بيانات متنوعة، مثل الصور الثابتة والمتحركة، والصوت، والنصوص، وصور الشخصيات، على أجهزة كمبيوتر كل مستخدم، بحيث يمكن للمستخدمين المتفرقين جغرافيًا التجمع في مكان واحد، من خلال الرسومات والصوت، وغيرها من وسائل نقل المعلومات.

في الوقت الحالي، يتطور مؤتمرات الفيديو تدريجيًا نحو التعاون متعدد الشبكات والدقة العالية. يتزايد عدد الشركات التي تُصنّع أنظمة مؤتمرات الفيديو، لكن جودة المنتجات تختلف. بعض المصنّعين يعتمدون على تقنيات متقدمة وخدمة مدروسة، بينما تُقلّد شركات أخرى الخدمات التقنية للآخرين دون مراعاة، ما يُفقد المشترين وعيهم. هذه المنتجات أصلية وبأسعار معقولة، وقد يندم البعض على شرائها دون وعي. لخّصت شركة Qituo Electronics الأمريكية، الموزعة لأجهزة الفيديو، خطة الاختيار، وتأمل أن تكون مفيدة للمشترين الذين يستعدون لشراء أنظمة مؤتمرات الفيديو دون وعي. ما الجوانب التي يجب على الشركات مراعاتها عند اختيار أنظمة مؤتمرات الفيديو؟ يجب دراسة أنظمة مؤتمرات الفيديو بعناية من حيث سهولة الاستخدام، والجودة والاستقرار، والأمان، والتكلفة، والخدمة.

يجب مراعاة أربع خطوات عند اختيار نظام مؤتمرات: أولها سهولة الاستخدام: إمكانية الانضمام إلى الاجتماع في أي وقت ومن أي مكان، وتكامله مع أدوات البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية الشائعة لتسهيل جدولة الاجتماعات والوصول إليها، وتوفير أدوات إدارة الحسابات والاجتماعات، وتصميم البرامج، ومراعاة تجربة العملاء، وما إلى ذلك. ثانيها الجودة والاستقرار: كفاءة مشاركة مستندات الشاشة، وجودة الصوت والفيديو، ودعمه لمؤتمرات الفيديو التقليدية لضمان الاستقرار، وضمانه لاستقرار الاجتماع بنسبة 10%، وتحقيقه لتأثير الانتظار المطلوب. ثالثها الأمان: سلامة البنية التحتية لمزود الخدمة، وآلية نقل البيانات ومعلومات العملاء، ووجود آلية مثالية للتعافي من الكوارث وآلية مراقبة آنية، وشهادة دولية لإدارة الأمن، وعقد الاجتماعات. سيُطلب من الشركات فتح منافذ أخرى يحتمل أن تكون خطرة، وما إلى ذلك.

الرابع هو التكلفة: ما إذا كان مزود الخدمة يمكنه توفير نماذج شحن مرنة ومتنوعة مثل الاشتراك الشهري حسب المقعد، وفواتير المرور، والاشتراك الشهري في الحساب، والحزمة، وما إلى ذلك، وما إذا كان هناك نشر شبكة خاصة في المدن الشهيرة بحيث يمكن تحقيق الوصول المحلي دون دفع رسوم الاتصالات لمسافات طويلة، وما إذا كان لتوفير خدمات متخصصة وتخصيص رسوم محددة، وما إلى ذلك. الأفضل هو دعم الخدمة: ما إذا كان يدعم 7 * 24 ساعة من دعم الخدمة، وما إذا كان لديه خدمات متعددة اللغات، وما إذا كانت الخدمة يمكن أن تستجيب في الوقت المناسب، وما إذا كان يوفر ضمان جودة خدمة SLA، وما إذا كان يوفر فواتير شخصية، وما إذا كان هناك دعم في الموقع للمؤتمرات الكبيرة، وما إذا كان يمكن توفير خدمات أخرى مثل تدريب شبكة إصدار الأشعة تحت الحمراء، والمنتجات الجيدة والخدمات السيئة هي الأكثر أهمية.